Orçamentação - Fases e propósitos do Orçamento

Orçamento

O sucesso de uma organização depende do planeamento fiscal, operacional e orçamental. O segmento do planeamento orçamental está integrado nas metas e objectivos da organização, permitindo o sistema de orçamentação e controlo orçamental detectar os desvios entre o planeado e o efectuado de modo que se possa atempadamente tomar as medidas correctivas necessárias. O orçamento é um planeamento de curto prazo e serve de execução geralmente por um ano, apesar disto, deve estar integrado nos grandes objectivos da organização.

Definição e Fases

O Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) define o controlo orçamental da seguinte forma:

"The establishment of budgets relating the responsibilities of executives to the requirements of a policy, and the continuous comparison of actual with budgeted results, either to secure by individual action the objective of that policy, or to provide a basis for its revision".

Existe diversa literatura académica que contesta a visão reducionista da execução orçamental, esses pontos serão relevados ao longo deste curso. É preciso tomar em atenção que existem condicionantes/oportunidades que podem não ser previstas na execução orçamental. As empresas têm tido o cuidado para criar folgas que permitam às hierarquias superar esta dificuldade, ou seja, a execução orçamental é mais flexível nos escalões superiores de decisão das organizações.

A implementação do controlo orçamental deve passar pelas seguintes fases:

1. Elaborar orçamentos para todas as unidades dentro de uma organização e remeter para os gestores a sua quota parte de responsabilidade no orçamento geral.

2. Comparação contínua do desempenho real contra os resultados orçamentados, de forma a se conhecerem os desvios, analisá-los e fazer o seu report. Esta tarefa cabe geralmente ao director financeiro.

3. Tomada de ações corretivas adequadas quando o desempenho real se desvia significativamente do desempenho planeado.

4. Revisão dos orçamentos à luz da alteração significativa das circunstâncias.

Fases do sistema de orçamentação

Planeamento e Elaboração – Controlo de Desvios – Acções Correctivas – Revisão Orçamental

Razões para elaborar orçamentos

O orçamento global (também denominado de geral ou anual) é um conjunto de orçamentos (operacionais e financeiros) inter-relacionados, que descrevem quantitativamente os planos da empresa. Serve como uma orientação para a execução das operações e para a utilização de fundos, bem como para uma estimativa dos resultados operacionais e da situação futura dos ativos e passivos da empresa. O processo de elaboração de um orçamento é denominado de orçamentação. As principais razões para uma empresa elaborar um orçamento global são: planeamento, comunicação e coordenação, controlo e aprendizagem, motivação e empenho e avaliação. Vamos tentar entender o porquê das razões supramencionadas serem tão importantes:

1. Planeamento

Força a empresa a olhar para o futuro, a examinar os fatores que afetam os seus negócios e a operar de uma forma pró-ativa. Com o planeamento muitos problemas são antecipados muito antes de surgirem e, portanto, as soluções podem ser analisadas através de um estudo cuidadoso. O planeamento permite a contribuição de ideias e pontos de vista de várias fontes dentro da organização, que podem oferecer a compreensão sobre as melhores formas de alcançar os objetivos.

2. Comunicação e Coordenação

Ao preparar um orçamento global a empresa como um todo está em ação. É imperativo que haja uma ligação e interação entre todas as partes da organização e que cada parte comunique as suas necessidades e planos, para que todos possam avaliar o efeito que esses planos e necessidades têm nos seus próprios departamentos e para que a empresa como um todo possa alcançar os seus objetivos. Um orçamento é de facto um dispositivo de comunicação. Cópias do orçamento aprovado são distribuídas a todos os gestores, o que proporciona uma compreensão e conhecimento adequados das políticas e programas a serem seguidos.

3. Controlo e Aprendizagem

Ao permitir comparar os resultados reais dos indicadores de desempenho com os previstos, é possível saber em que medida os objetivos da empresa estão a ser alcançados. Ao tentar entender o porquê de algumas metas não terem sido atingidas, a organização como um todo vai aprender com os próprios erros do passado e vai aprender a lidar melhor com as flutuações no ambiente externo à empresa que podem afetar a sua atividade e desempenho.

4. Motivação e Comprometimento

Se o orçamento não for autoritário, as ideias e necessidades dos participantes na orçamentação são tidas em conta quando os indicadores de desempenho são estabelecidos. A consequência deste facto é que os funcionários se sentem mais envolvidos e comprometidos.

5. Avaliação

Os orçamentos servem de guia para a avaliação dos empregados e são um instrumento para avaliar o desempenho da organização através da análise dos indicadores de desempenho. Ao comparar os resultados atuais com os orçamentados, os gestores podem ser avaliados e responsabilizados pela sua fração do orçamento, enquanto a eficácia e a eficiência da empresa também podem ser aferidas no processo. Em inúmeras empresas muitos trabalhadores são remunerados (parcialmente) com base na sua capacidade de atingirem os objetivos orçamentais.

6.       Análise dos Desvios

A análise dos desvios é utilizada para identificar e explicar as razões para a diferença entre os resultados orçamentados e reais, sendo depois levadas a cabo ações corretivas quando o desempenho real se desvia significativamente do desempenho planeado.

A análise dos desvios é uma ferramenta de controlo orçamental que avalia o desempenho através de desvios entre os valores orçamentados e os valores reais.

A análise dos desvios envolve tipicamente o isolamento de diferentes causas para a variação nos rendimentos (proveitos) e gastos, durante um determinado período, face aos resultados orçamentados.

Uma análise dos desvios detalhada num orçamento estático pode induzir em erro, porque só é válida para o nível de atividade previsto, não é ajustada ao nível de atividade real. O orçamento flexível pelo contrário, ajusta os proveitos e gastos variáveis ao nível do output real (nº de unidades vendidas de cada produto). Por essa razão os orçamentos flexíveis são muito úteis para avaliar o desempenho da empresa a curto prazo.

- Uma análise dos desvios utilizando um orçamento flexível e custos padrões pode responder a uma ampla gama de questões, tais como:

- Porque é que o resultado operacional desceu 10% ?

- Porque é que os custos das matérias-primas subiram?

- Porque é que os custos variáveis passaram de 65 a 72 por cento das vendas? Pode a gestão fazer alguma coisa para evitar que o mesmo aconteça no próximo ano?

- Porque é que foram os custos fixos 100.000€ superiores ao esperado?

Após se saber o nível de atividade real, na preparação de um orçamento flexível deve-se usar o preço de venda e o custo variável unitário dado pelo orçamento global (estático ou geral) para ajustar as o valor das vendas e dos gastos variáveis, respetivamente, para o output real do período.